Le sourcing de prestataires, le gisement numéro un
Un chef de projet qui cherche un traiteur pour 180 convives à Lyon le 12 mars passe rarement moins d'une heure : ouvrir l'ancien tableur, retrouver qui a bien travaillé l'an dernier, vérifier les tarifs, écrire trois mails. La tâche est répétitive et repose sur une information que l'agence possède déjà. Elle se prête donc parfaitement à l'IA générative.
Concrètement, le collaborateur décrit son besoin en une phrase, en français. L'agent interroge le référentiel de prestataires, filtre sur la zone, la capacité et le budget, et rend une liste argumentée avec les tarifs connus. Le sourcing passe de plusieurs heures à quelques secondes. C'est le cœur de la plateforme que nous avons conçue pour Babel Event.
La proposition client, préremplie mais jamais automatique
La deuxième tâche qui revient, c'est la proposition. À partir du brief, c'est-à-dire le type d'événement, la date, le nombre de convives et le budget, l'IA produit une trame : déroulé, postes de budget, rétroplanning. Le chef de projet garde la main sur ce qui fait la valeur de l'agence, la créativité et le choix des partenaires, mais il ne repart plus d'une page blanche.
Ce que l'IA ne doit pas faire
Choisir un prestataire à votre place, envoyer une proposition sans relecture, ou décider d'un budget. Dans l'événementiel, une erreur de brief se paie le jour J. L'agent prépare, un humain valide : c'est la règle que nous posons dans toutes nos missions.
Les tâches administratives, moins visibles mais très rentables
- Devis et factures prestataires lus, ventilés et rapprochés de l'événement, sans ressaisie.
- Comptes rendus de réunion transformés en décisions et en actions assignées.
- Relances préparées automatiquement quand un prestataire n'a pas répondu.
- Briefs entrants triés et qualifiés avant d'arriver sur le bureau du chef de projet.
Plateforme dédiée ou agents branchés sur vos outils ?
Les deux approches existent et le choix n'est pas une question de goût. Si vos outils vous conviennent, des agents IA se branchent dessus et automatisent les tâches une par une, sans rien remplacer. Si votre information est éparpillée entre tableurs, boîtes mail et CRM, une plateforme unifiée devient plus rentable, parce que le gain vient autant de la circulation de l'information que de l'IA elle-même.
Par quoi commencer
Pas par l'outil. Par une demi-journée d'observation : où part réellement le temps de vos chefs de projet, combien de fois par semaine, sur quels volumes. C'est ce que fait notre audit IA pour l'événementiel, qui rend une feuille de route chiffrée. Les gains rapides se règlent ensuite par la formation, et les chantiers lourds deviennent des agents IA par abonnement.
L'ordre compte : une agence qui achète un outil avant d'avoir mesuré finit avec un abonnement de plus et les mêmes heures perdues.
